Как работать со спонсорами и инвесторами

proekt2

Точно определите, кто является заинтересованными сторонами вашего проекта

Обычно совершенно очевидно, кто является основными заинтересованными лицами того или иного проекта, но зачастую бывает довольно много и таких, кто не приходит на ум сразу, о ком вспоминаешь уже потом.

Хорошая идея — провести мозговой штурм с участием всей проектной группы и обсудить этот вопрос; это даст вам гарантию, что никто не забыт.

Подумайте обо всех, на ком скажутся результаты вашей деятельности, кто имеет власть и способен влиять на ход проекта, кто может быть лично заинтересован в его успехе либо неудаче.

Представленная ниже таблица включает список юридических и физических лиц, которые часто бывают заинтересованными сторонами проектов.

tab1

Помните, что, хотя заинтересованными сторонами могут быть и отдельные люди, и организации, общаться вам в любом случае придется с людьми.

Убедитесь, что у вас налажены тесные контакты с представителями любой заинтересованной стороны и что вы сумеете поддерживать с ними хорошие и эффективные взаимоотношения на протяжении всего проекта.

Проанализируйте, кто имеет приоритет

Если вы решите записать на бумаге всех, входит в перечисленные выше категории, т. е. всех, на ком могут тем или иным образом сказаться результаты вашего проекта, список, по всей вероятности, получится довольно длинный. Конечно, нельзя уделить одинаковое внимание всем этим людям и организациям.

Следовательно, первым делом надо решить, кто из них имеет превосходство, кто из них главнее и важнее для вас.
Самое лучшее в этом случае — разбить список на категории по таким критериям, как влиятельность и заинтересованность в вашей деятельности.

Нарисуйте график, на оси X которого будет отображено «влияние» сторон, а на оси Y «заинтересованность». Затем внимательно просмотрите свой список и впишите имена и названия в график в том месте, в котором они должны находиться с учетом этих критериев. Например, ваш начальник, вероятнее всего, будет и сильно заинтересован в вашем проекте, и способен оказывать на его ход весьма серьезное влияние, следовательно, его надо поставить в верхнем правом углу графика.
А вот члены вашей семьи, хотя и будут, по всей вероятности, заинтересованы в успехе вашего дела, вряд ли смогут как-либо повлиять на него (и их следует указать в нижнем правом углу графика).

Позиция на графике довольно четко отображает, как следует обращаться с той или иной заинтересованной стороной:

• Большое влияние, большая заинтересованность.
Это люди и организации, ради удовлетворения запросов которых вам надо затратить наибольшие усилия; именно от них в первую очередь зависит успех вашего проекта, так что постарайтесь общаться с ними регулярно и как можно чаще, сделайте все возможное, чтобы заручиться их поддержкой.

• Большое влияние, меньшая заинтересованность.
Постарайтесь сделать все, чтобы удовлетворить запросы этой категории, но не будьте слишком агрессивными и назойливыми, чтобы не надоесть представителям этой группы.

• Меньшее влияние, большая заинтересованность.

Информируйте эту группу обо всем, о чем ей следует знать; общайтесь с ее представителями, чтобы убедиться в отсутствии каких-либо серьезных проблем. Помните, что эти люди зачастую бывают очень полезны при решении вопросов, связанных с некоторыми деталями проекта.

• Слабое влияние, низкая заинтересованность.
Периодически связывайтесь с представителями этой категории, чтобы проверить, что они вполне удовлетворены ходом дел. В данном случае можно обойтись общим обзором ситуации, без особых подробностей.

Определите, кто является главной заинтересованной стороной проекта

Итак, теперь вам известны все заинтересованные стороны вашего проекта и то, как следует распределить внимание между разными категориями, но вам еще предстоит больше узнать о них и понять, как они, вероятно, будут относиться к вашему проекту и реагировать на него и как можно привлечь их на свою сторону. на которые, можно лучше понять заинтересованные стороны проекта.

• Каковы их финансовые иди эмоциональные интересы в конечных результатах вашего труда? Они со знаком «плюс»
или со знаком «минус»?

• Что является для этих людей сильнейшим мотивом?

• Какую информацию они хотят от вас получать? Каков самый эффективный способ донести до их сведения идеи и планы?

• Каково их мнение о вашей работе сегодня? Базируется ли оно на полной и достойной доверия информации?

• Кто обычно влияет на их мнение? Следует ли рассматривать эти лица или организации как отдельные заинтересованные стороны проекта?

• Если заинтересованная сторона явно настроена негативно, что поможет вам заручиться ее поддержкой?

• Если вы не уверены, что сможете привлечь её на свою сторону, как планируете бороться с её сопротивлением и неприятием?

• На кого еще может повлиять мнение этой заинтересованной стороны?

Чтобы ответить на все эти вопросы, лучше всего напрямую задать их заинтересованным лицам. Люди обычно довольно откровенно рассказывают о своих взглядах, и, поинтересовавшись их мнением, вы сделаете первый шаг на пути к формированию добрых и эффективных взаимоотношений с ними. Им будет приятно, что вас интересует их точка зрения и что вы намерены ее учесть.

Составьте план контактов и коммуникаций с заинтересованными сторонами

Следующий этап — составление плана общения с заинтересованными лицами, благодаря которому вы сможете быть уверены, что нужные люди в нужный момент получат правильный посыл в правильном формате. Это чрезвычайно важно, поскольку сразу после начала реализации проекта проектная группа довольно часто с головой погружается в работу, демонстрируя окружающим приблизительно такое отношение: «Оставьте нас все в покое, до тех пор пока мы не закончим дело, и мы создадим поистине замечательный продукт».

Однако заинтересованные стороны, которые нацелены на положительные результаты, не имея возможности следить за прогрессом проекта, обычно начинают нервничать.

Вот восемь разных аспектов, которые вам следует хорошенько обдумать и учесть при составлении плана коммуникаций с заинтересованными лицами проекта:

Собственно заинтересованные лица
С кем вы стараетесь связываться (на этот вопрос вы ответите при помощи своей проектной группы уже в ходе первого мозгового штурма)?

Цели
Каковы цели коммуникаций: стимулировать какие — либо действия? Получить одобрение? Просто о чем-либо проинформировать заинтересованную сторону?

Идея
Какие основные идеи и мысли вы намерены донести до заинтересованного лица? Любое обращение должно быть составлено с учетом характеристик получателя, в частности с учетом степени его влияния и заинтересованности в исходе проекта.

Как правило, подобные обращения включают убедительное описание выгод и преимуществ, которые человек или организация получит благодаря этой вашей работе, особенно такие существенные моменты, как повышение прибыльности или реальные
улучшения в какой-либо важной для них сфере.

Информация
Какую информацию вы хотите донести? Возможно, она будет включать какие — то конфиденциальные сведения, на что необходимо обратить особое внимание.

Коммуникативный канал
Какие каналы вы намерены использовать?

Выбор коммуникативного канала для конкретной заинтересованной стороны должен зависеть от типа обращения, от обратной связи, от таких аспектов, как статус получателя и время отправки обращения, и, конечно, от географического расположения заинтересованного лица по отношению к вам, отправителю.

Как правило, выбор тут довольно велик: личная встреча, видеоматериалы, электронная почта, телефон, пресс — конференции и семинары и прочее.

Обратная связь
Как вы намерены стимулировать обратную связь и какие механизмы вам понадобятся, чтобы оперативно на нее реагировать? Например, можно завести специально для этого отдельный адрес электронной почты и назначить одного из членов проектной группы ответственным за переписку.

Уровень детализации
Насколько подробными должны быть коммуникации?

Выбор времени
Когда следует осуществить тот или иной контакт? Не надо откладывать общение до конца проекта — до того момента, когда вы сообщите заинтересованным людям, что проект завершен.

Самый простой способ объединить всю эту информацию в понятный и легко выполнимый план коммуникаций заключается в составлении специальной таблицы. Скажем, например, ваш проект предполагает возведение нового поселкового клуба для приходского совета, и вы решили, что основными формами коммуникации будут встречи — консультации на стадии
проектирования здания, ежемесячные встречи на месте строительства, ежемесячные презентации хода проекта, специальная страница в приходском журнале и митинг в день открытия клуба. Теперь составьте таблицу.

tab2

Как вы видите, получается довольно простая таблица, которая, тем не менее, наглядно иллюстрирует все аспекты плана коммуникаций с заинтересованными сторонами проекта. Перечислите заинтересованных лиц в первом столбце таблицы, а шапку измените в соответствии с вашими конкретными потребностями: она может касаться времени, характера информации, коммуникативного канала и т. д. Чётких правил тут нет, просто это должна быть таблица, подходящая для представления коммуникативного плана для вашего конкретного проекта.

Старайтесь как можно раньше выявлять проблемы и информировать всех, кого они касаются. Благодаря этому получатели информации будут иметь достаточно времени, чтобы обдумать, как действовать дальше, а вам это поможет приобрести и сохранить репутацию надёжного партнера. Согласитесь, никому не нравится, когда ему в последнюю минуту сообщают, что проект вышел за рамки бюджета или вовсе не будет до конца реализован.

Возможные ошибки

Вы переусердствовали

В деле общения с заинтересованными сторонами переусердствовать не менее опасно, чем снабжать их недостаточной информацией. Поверьте, председатель правления вашей компании вовсе не будет рад чуть ли не каждый день получать детальный отчет о полученных и израсходованных вашей проектной группой материалах.

Как можно точнее определите уровень детализации информации, предоставляемой каждому заинтересованному лицу проекта, а также прикиньте, сколько времени будете затрачивать на управление взаимоотношениями с каждым из них. Это зависит от масштаба и сложности проекта и от его целей, а также от времени, которым вы располагаете.

Вы не продумали свои ожидания от каждого заинтересованного лица (человека или группы)

Заинтересованные лица проекта обычно бывают очень разными, зачастую просто несопоставимыми друг с другом, и обычно менеджер проекта ждет от них поддержки совершенно разного типа. Например, он, конечно, надеется, что члены его семьи с пониманием отнесутся к работе в выходные; что его непосредственный начальник не станет злиться, если он в первую очередь будет заниматься делами проекта и только потом выполнять его задания и т. д.

Следовательно, с каждой заинтересованной стороной необходимо общаться по-разному; нет ни малейшего смысла бомбардировать их всех одинаковыми презентациями о ходе проекта — если, конечно, она не составлена специально для этой цели.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

 

© 2019 // Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru